ASSISTANT ADMINISTRATIF DES SERVICES TECHNIQUES (H/F)

N°81 -

Sous l'autorité de la directrice des services techniques, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service Technique. Vous suivez les dossiers administratifs et gérez les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Référence : DRH/ST/2019

Date de parution : 22 janvier 2019

Date limite de dépôt : 21 mars 2019

Statut de l'offre : Voie statutaire ou à défaut contractuel

Description du poste

A ce titre, vos missions portent sur plusieurs volets :

* Domaine 1 : Accueil

  • Assure l'accueil physique et téléphonique des entreprises et des partenaires professionnels (écoles, associations) pour les services
  • Gestion des réponses téléphoniques : renseigne les administrés, enregistre les messages et les transmet
  • Gère la boîte maintenance des services techniques et les demandes d'intervention auprès des différents services. Analyse la demande, l'enregistre et la transmet
  • Suivi et veille de la boîte mail riverains

* Domaine 2 : Secrétariat Technique

  • Assure la gestion et le suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité....),
  • Rédige et frappe ou met en forme tous les documents administratifs : arrêtés, conventions, compte-rendu de réunions,....
  • Conçoit les différents tableaux de bord,
  • Rédige l'ensemble des courriers concernant les différents services techniques : la voirie, le bâtiment et les espaces verts,
  • Montage, élaboration et suivi de la mise en place de la future application Arrêtés-DT-DICT
  • Organise les déplacements professionnels,
  • Suivi administratif des situations de chantiers,
  • Classe les documents d'informations et fonds documentaires d'une activité,
  • Gestion du carnet d'adresse de l'ensemble des prestataires,
  • Centralise la gestion des plannings des services techniques (RDV, congés....)

* Domaine 3 : Secrétariat de la Commission de sécurité

  • Préparation des plannings et des convocations
  • Rédaction des procès-verbaux en collaboration avec le responsable
  • Suivi des dossiers et des correctifs

* Domaine 4 : Suivi des archives

  • En collaboration avec le service des archives, suivi de la mise à jour du registre et premier classement de l'ensemble des documents de la Direction des Services Techniques

* Missions secondaires

  • Gestion des locaux et du matériel

 

Profil

De formation Bac + 2 (BTS, DUT) en gestion d'entreprise, assistant technique d'ingénieur, vous savez utiliser des outils collaboratifs (planning partagé, réseau social d'entreprise,...) et vous maîtrisez les outils informatiques (traitement de texte, tableur) et les méthodes de classement et archivage.

Doté du sens du service public, de l'accueil et de la communication, vous êtes à l'aise à l'écrit et avec les chiffres et vous avez un bon niveau en français.

Dynamique, réactif et discret, vous savez travailler en équipe.

Informations complémentaires

Salaire : Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + CNAS

Type : Temps complet

Type de contrat : Permanent

Durée : Poste vacant

Employeur : Ville de Viroflay

Description de l'employeur :

Ville de plus de 16 300 habitants

à 20 minutes de Paris Centre

Postuler en ligne

[ Dernière mise à jour : 26/05/16 ]

Contact

Mairie de Viroflay

2, place du Général de Gaulle
78220 Viroflay

contacter par mail

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